Communiqués de presse : un guide de vérification avant diffusion pour les équipes des relations avec les investisseurs et des communications
La relecture finale d’un communiqué de presse est souvent la dernière occasion de relever un problème avant la publication de l’annonce.
Une date copiée d’un ancien communiqué, un chiffre modifié lors du processus d’approbation, une citation attribuée à la mauvaise personne, un hyperlien qui ne fonctionne plus : ces détails peuvent facilement passer inaperçus lorsque le même document a été révisé à maintes reprises par plusieurs collaborateurs.
Pour les équipes des relations avec les investisseurs (« RI ») et des communications, une relecture finale ne doit pas se limiter à la grammaire et à l’orthographe. Elle doit confirmer que l’annonce présente un réel intérêt médiatique, l’exactitude et la cohérence des faits essentiels et la conformité du communiqué pour sa diffusion.
Avant de faire publier votre prochain communiqué de presse, utilisez cet aide-mémoire pour passer en revue cinq étapes essentielles.
1. Commencer par l’annonce
Avant d’examiner les détails un par un, faites une première lecture globale du communiqué.
Posez-vous une question simple : la société annonce-t-elle un fait d’actualité manifeste et digne d’intérêt?
Un communiqué de presse doit faire part d’une annonce ou d’une nouveauté, et non s’apparenter à un message publicitaire, à un article d’intérêt général ou à une entrée de blogue. Le titre et les premières lignes doivent énoncer clairement l’objet du communiqué sans obliger le lecteur à chercher l’information.
Vérification du titre et de l’introduction
□ Le titre énonce-t-il clairement l’objet de l’annonce?
□ La société annonce-t-elle un fait d’actualité manifeste et digne d’intérêt?
□ Le paragraphe d’ouverture présente-t-il l’information la plus importante?
□ La société émettrice de l’annonce est-elle clairement identifiée?
□ Le communiqué fournit-il suffisamment de contexte pour bien saisir l’événement?
Vérification de la cohérence de l’ensemble
Lisez le titre, le paragraphe d’ouverture et le reste du communiqué en continu. Ces éléments doivent former un tout cohérent.
Si le titre annonce une croissance alors que le corps du texte décrit un recul, ou si l’introduction décrit une opération de manière différente des paragraphes suivants, vous devez harmoniser l’information avant la diffusion.
2. Vérifier les faits les plus susceptibles d’erreur
Un mot n’a pas besoin d’être mal orthographié pour être inexact. Les dates, les chiffres, les noms et les symboles boursiers peuvent paraître tout à fait corrects et tout de même contenir des renseignements erronés.
Vérification des renseignements à l’aide des sources
□ La dénomination sociale de la société et son orthographe
□ Le nom des membres de la haute direction et leurs titres actuels
□ La date de l’annonce et les dates clés de la transaction ou de l’événement
□ La bourse et le symbole boursier
□ Les données financières et les pourcentages
□ Le nombre d’actions, le montant du financement et la valeur de transaction
□ Les emplacements géographiques, les noms de propriétés et les noms de projets
□ Les noms des personnes-ressources, leurs adresses courriel et leurs numéros de téléphone
Si un chiffre figure à plus d’une reprise, vérifiez-en chacune des occurrences. Corriger un chiffre à un endroit ne le corrige pas automatiquement partout ailleurs dans le communiqué.
LA VÉRIFICATION ÉCLAIR EN 60 SECONDES
3. Éliminer tout élément résiduel du processus de rédaction
Les erreurs les plus difficiles à déceler sont souvent des vestiges des versions antérieures.
Cet aspect exige une vigilance accrue lorsque l’IA ou des modèles ont servi à la préparation du communiqué. Les responsables des nouvelles de TMX Newsfile relèvent régulièrement des noms fictifs, des renseignements redondants ou même des consignes données aux outils d’IA dans les communiqués soumis.
Recherche à effectuer dans la version finale du document :
□ Les noms fictifs de remplacement (ex. : Marie Untelle ou Jean Untel)
□ Les marqueurs provisoires tels que « XX », « à déterminer » ou « à venir »
□ Les dates manquantes, les statistiques non saisies ou les attributions de citations en blanc
□ Les remarques internes ou les instructions de rédaction
□ Les instructions données à l’IA et les réponses générées
□ Les paragraphes dupliqués ou les passages redondants
□ Les données tirées d’un communiqué précédent
Une recherche rapide dans le document pour des termes comme « à déterminer », « XX » et « espace réservé » permet de débusquer des éléments résiduels cachés faciles à manquer lors d’une lecture normale.
4. Vérifier les éléments complémentaires
Un communiqué peut être exact dans sa rédaction et tout de même présenter des éléments problématiques dans son contenu.
Citations
Confirmez que chaque citation est attribuée à la bonne personne et que le nom et le titre de celle-ci correspondent aux renseignements figurant dans le reste du communiqué.
Si une citation a été modifiée au cours du processus d’approbation, assurez-vous que le communiqué intègre sa version définitive approuvée.
Liens
Ne présumez pas qu’un lien hypertexte fonctionne simplement parce qu’il semble correct. Ouvrez-le.
□ Est-ce que le lien fonctionne?
□ Mène-t-il à la page voulue?
□ La page est-elle accessible au public?
Images, tableaux et graphiques
Le matériel de soutien doit lui aussi être prêt pour la diffusion.
□ Les images sont-elles nettes et de qualité?
□ Les légendes correspondent-elles aux bonnes images?
□ Les graphiques sont-ils fournis sous forme de fichiers prêts à l’emploi plutôt que sous forme d’éléments distincts assemblés dans un document?
□ Les tableaux respectent-ils un format adéquat?
Ces détails peuvent facilement passer inaperçus lorsqu’un communiqué semble impeccable dans le document de travail.
5. Confirmer que le communiqué est prêt pour la diffusion
Une fois la révision détaillée terminée, prenez un peu de recul par rapport à la formulation mot à mot et examinez le communiqué en tant que document final destiné à être diffusé.
Demandez-vous :
« Sommes-nous prêts à rendre publique cette version précise du document? »
Avant la transmission, confirmez :
□ que vous transmettez la bonne version définitive;
□ que les approbations internes, juridiques et réglementaires requises ont été obtenues;
□ que les citations sont en forme finale et correctement attribuées;
□ que les fichiers complémentaires sont prêts;
□ que les sélections relatives à la langue et aux canaux de diffusion ont été effectuées;
□ qu’il ne reste aucun commentaire, nom fictif ou note de rédaction.
La dernière relecture
Lisez le communiqué une dernière fois en vous mettant dans la peau d’une personne qui lit cette annonce pour la première fois.
Y a-t-il des incohérences, des éléments portant à confusion? Semble-t-il manquer quelque chose?
La dernière question mérite d’être posée. Une dernière révision ne vise pas seulement à déceler des renseignements inexacts; le problème tient parfois à l’omission d’un renseignement essentiel.
Avant la diffusion d’un communiqué de presse, une dernière révision devrait confirmer que l’annonce présente un réel intérêt médiatique, que les faits sont exacts, que les vestiges de rédaction ont été retirés et que le communiqué est prêt à être acheminé vers les canaux de distribution prévus.
Les quelques minutes consacrées à l’examen de la version finale peuvent éviter qu’une erreur ne se glisse dans l’annonce publique.
